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[신간 리뷰] 미생에서 완생으로 가는 길, ‘스마트워크 시스템’

머니투데이방송 MTN 기자2015/11/04 13:12

전통적인 영업 방식을 고수해서는 더 이상 성장이 어렵게 된 한강유통에 ‘스마트워크’ 실현이 필수 과제로 주어진다. 각각 다른 부서에서 차출된 4명이 테스크포스 팀에 모여 이 일을 맡는데…….

다음커뮤니케이션 전략이사를 거쳐 SK플래닛 상무로 재직 중인 저자가 대화체 서술 방식을 통해 기존 업무 환경을 빠른 시간 내에 스마트워크 시스템으로 바꾸는 과정을 설명한다. 중소규모 업무 환경을 전제한 뒤, 이에 걸맞도록 단계별 과제를 제시하고 그에 따라 스마트워크 구축 노하우를 알려주는 방식이다.

활용하기 따라서는 1인 창업 준비생에게 더 어울릴 지침서가 될 수도 있겠지만 역시 비용이 문제인 듯하다. 이 점을 감안하여 젊은 ‘직장 미생’과 중년 ‘창업 미생’에게 통용될 수 있는 방식으로 이 책의 노하우를 재구성해 보았다.

1단계는 할 일과 시간 관리이다. 여기서 중요한 과제는 이메일 관리와 종이 없는 사무 환경, 그리고 업무 공유 쯤 되겠다. 먼저 스마트워크 시스템을 어떻게 이해하면 좋을까? 전통적인 공장노동에서 연상되는 잔업·철야에 반대되는 말이라고 생각하면 좋다. 저자는 이를 ‘지식과 지혜로 똑똑하게 일하는 방법’이라 정의한다.

이메일을 보자. 이전에는 한 사람에게 하나의 이메일만 있으면 되었다. 하지만 지금은 개개인이 가진 이메일 계정도 상당량 늘어났고, 기업은 직원·부서·업무 단계별로 내용을 통합해 관리할 수 있는 이메일 기법을 필요로 한다. 이런 사정을 반영하여 네이버와 다음, 네이트 등 포털 사이트, 마이크로소프트와 애플사 등이 상당 부분 기존 회사들의 고비용 인트라넷을 대체해주고 있다.

에버노트와 같은 다기능 문서 공유 소프트웨어는 여러 사람이 작업을 공유할 수 있게 해주므로 이를 활용하면 이메일 송수신이 불필요한 경우가 많다. 예를 들어 ‘워크챗’ 기능은 서로 다른 기기로 에버노트를 보면서 문서 편집을 공동으로 진행할 수 있게 한다. 일종의 페이퍼리스 환경을 제공하는 것이다.

2단계는 시간과 공간의 제약을 덜 받는 업무 시스템을 구축하는 일이다. 핵심 개념과 소프트웨어로 테더링, 크롬, 폴라리스 오피스가 등장한다. 테더링은 휴대폰의 셀룰러 기능을 노트북 컴퓨터나 아이패드 같은 오프라인 기기가 빌려 데이터를 주고받는 기술로 지금은 모든 스마트폰에서 사용 가능하다. 비슷한 기능으로 구글 웹브라우저 ‘크롬’을 이용하면 서로 다른 기기에서 동일한 웹페이지를 불러들일 수 있다. 폴라리스 오피스라는 일종의 공개 문서 편집 도구가 있는데 제대로 사용하려면 비용이 든다.

지금은 어지간한 회사들이 페이스북을 홍보와 마케팅 도구로 활용하고 있어, 배운다는 말이 새삼스러울 정도이다. 책에서는 페이스북의 약점인 검색 기능에 대한 팁을 제공하는데, 이 문제의 해결은 당장 쉽지 않다.

3단계는 자신의 일을 전천후로 기록하고 연결하는 일이다. 프로젝트 다이어리를 통해 업무 습관을 파악하는 일, 드롭박스를 통해 업무력을 극대화하는 방법이 소개된다. 책에서는 드롭박스를 ‘슈퍼히어로’로 묘사하는데, 최근 이 회사의 위기설이 불거지고 있다. 이는 클라우드 시스템을 보유한 국내외 포털기업들이 공짜 디스크 제공 경쟁을 벌이고 있기 때문이다. 네이버 N드라이브, 마이크로소프트 원드라이브, 애플 아이클라우드 등이 적어도 5기가바이트는 그냥 준다. 사실 에버노트의 상당수 기능들이 포털의 무료 소프트웨에서 구현되고 있다.

4단계는 자료를 검색하고 데이터베이스화하여 높은 활용도를 지닌 콘텐츠로 재구성하는 일이다. 동영상은 유튜브, 개인 뉴스는 페이스북, 웹사이트 스크랩은 포켓 등을 제안하는데 이 지점에서는 업무 성격에 따라 개인차가 매우 크다. 다만 도서 활용에 관해 너무 쉽게 언급하는 것은 문제가 있다. 많은 업무에는 신간 도서가 필요한데, 대부분의 국내 출판사들은 신간을 전자책으로 발매하지 않고, 또 전자책은 종이책의 디자인을 거의 제공하지 않는다. 실제 이북 서점에 무협지와 연애소설들이 많은 이유가 이 때문이다.

5단계는 디지털 기술을 이용해 스트레스를 완화하는 자기 관리 기법이다. 책에서는 브레인웨이브스튜디오, 마인드맵 등을 소개한다. 스마트패드와 통신비의 부담을 뛰어넘어 이들 소프트웨어를 다루는 직장인이라면 ‘미생’ 단계를 벗어난 것으로 보아도 좋겠다. 다만 스마트워크 시스템에 따른 업무 효율 향상과 스트레스 완화는 논리적으로 직결되지 않으므로, 그 점에 대해서는 다른 차원의 검토가 필요할 듯하다.

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◇ ‘스마트워크 특별전담반’ = 김지현. 해냄. 280쪽. / 분야 : 자기계발 / 값 14,500원



김선태 기자 kstkks@me.com

[MTN 온라인뉴스팀]


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